Hankesuunnitelma

Hankkeen valmistelu lähtee aina tarpeesta kehittää. Tarve voi olla toimintojen kehittämistä, toimijoiden aktivointia, yhteisen tilan kunnostamista tai uusien asioiden oppimista. Kun tarpeet on tunnistettu, mietitään mitä ja miten tehdään. Hankesuunnitelma ja kustannusarvio laaditaan mahdollisimman realistisesti, omat voimavarat tunnistaen. Suunnitteluvaiheessa kannattaa pitää mielessä, että hyvä hanke hyödyttää mahdollisimman montaa, ja tulokset ovat kaikkien vapaasti hyödynnettävissä. Hyvällä hankkeella on myös jatkuvuutta tai pysyviä vaikutuksia toteutusajan päättymisen jälkeen.

Hankesuunnitelma kannattaa tehdä huolella, sillä se on hakijan ohjenuora koko hankkeen ajan. Kun haet toteutuneiden kustannusten perusteella maksatusta ELY-keskuksesta, maksatustarkastuksessa verrataan maksuun haettuja kuluja hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan ja kustannusarvioon, jolloin tuki maksetaan vain hankesuunnitelman ja kustannusarvion mukaisista kustannuksista. Hankkeen kaikki toimenpiteet ja kustannukset on siis syytä eritellä riittävällä tarkkuudella.

Hankesuunnitelma täytetään Hyrrä-verkkopalveluun, jossa on suunnitelmaa varten valmiit osiot. Voit lähteä työstämään hankesuunnitelmaa joko suoraan Hyrrään tai kirjoittaa erillisen hankesuunnitelman.  Kun koet, että suunnitelmasi on loppusuoralla, voit siirtää valmiit tekstit suoraan Hyrrään tai lähettää word-dokumentin sähköpostitse kommenteille Pirityisille.

Hankesuunnitelma on vapaamuotoinen, hyvä hankesuunnitelma sisältää mm;

• selvityksen lähtötilanteesta ja perustelut hankkeen tarpeelle
• kuvauksen toteuttajan toteuttajan resursseista ja osaamisesta
• hankkeen keskeiset tavoitteet
• toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi aikataulutettuna
• kustannusarvion ja rahoitussuunnitelma
• riskianalyysin
• suunnitelman jatkotoimenpiteistä

KUSTANNUSARVIO

Hankesuunnitelman liitteeksi tarvitaan myös riittävän tarkka kustannusarvio. Kustannusarvion kohtuullisuudesta on varmistuttava jo hakemusvaiheessa. Kohtuullisuuden arvioinnissa voidaan käyttää viitekustannuksia. Jos viitekustannuksia ei ole käytettävissä, tuen hakijan tulee toimittaa yli 2 500 euron suuruisissa hankinnoissa selvitys tavanomaisesta hintatasosta, riittävä määrä tarjouksia, tai muu selvitys, jonka perusteella kustannusten kohtuullisuus on mahdollista arvioida. Tavanomaisella hintatasolla tarkoitetaan tavaran- tai palveluntoimittajien yleisesti käyttämiä hintoja.

Jos saat julkista tukea yli puolet hankinnan arvosta, olet velvollinen soveltamaan hankintalakia (348/2007) kynnysarvot ylittäviin hankintoihin. Hankintaa ei saa keinotekoisesti jakaa osiin hankintalain soveltamisen välttämiseksi. Kansalliset kynnysarvot ovat:

• tavara- ja palveluhankinnoissa 60 000 €
• rakennusurakoissa 150 000 €

HAKEMUKSEN LIITTEET

Yleishyödylliseen hankehakemukseen vaadittavat liitteet:

• eritelty kustannusarvio (mahdollisimman tarkka)
• eritelty rahoitussuunnitelma (ml. se, miten hankkeen välirahoitus järjestetään)
• tosite yksityisestä rahoituksesta (esim. tiliote tai lainatarjous)
• PRH:lta tilattu ajantasainen yhdistysrekisteriote
• PRH:lta tilatut yhdistyksen voimassaolevat säännöt
• selvitys hakijan taloudellisesta tilanteesta, esim. viimeisin tilinpäätös
• allekirjoitettu pöytäkirjanote siitä kokouksesta, jossa hankkeen hakemisesta on päätetty
• verottajalta haettu ohjauspyyntö alv:n hyväksyttävyydestä hankkeessa, jos on alv-velvollinen osasta toimintaa TAI kaupparekisteristä tieto, että hakija ei ole arvonlisäverorekisterissä.

Lisäksi hankkeesta riippuen liitteiksi vaaditaan:

• arvio talkootyön laadusta ja määrästä (lomake 3306F)
• sopimukset (esim. maanomistajien kanssa)
• jos hankkeessa on ohjausryhmä, sen jäsenten suostumukset
• selvitys kustannusten kohtuullisuudesta (= tarjouskilpailu tai hintatason selvitys 2500–59 999 € hankinnoista, 60 000 € tai sen ylittävät hankinnat on kilpailutettava Hilma-järjestelmässä)
• tarvittavat luvat ja ilmoitukset tai tarvittaessa viranomaisen ilmoitus siitä, että lupia ei tarvita (esim. sähköpostiviesti on riittävä dokumentti)
• pääpiirustukset (rakennusalan ammattilaisen tekemät)
• rakentamiseen liittyvät erikoissuunnitelmat (rakennusalan ammattilaisen tekemät)
• rakennusselostus (rakennusalan ammattilaisen tekemä)
• rakennusselostukseen perustuva kustannusarvio tai -laskelma (rakennusalan ammattilaisen tekemä)
• palovakuutustodistus

MUUTOSHAKEMUS

Hankesuunnitelma määrittää hankkeen toteutusta alusta loppuun asti. Toisinaan ennalta arvaamattomista syistä hanketta ei kuitenkaan pystytä toteuttamaan täysin suunnitelman mukaisesti. Tällöin on tehtävä muutoshakemus. Ota yhteyttä Pirityisiin ennen muutoksen tekemistä. Muutoshakemus liitteineen menee laillisuusarviointiin Pohjanmaan ELY-keskukseen sekä tiedoksi Pirityisten hallitukselle. ELY-keskus tekee muutospäätöksen, jonka jälkeen voit jatkaa hankkeen toteuttamista muutetun hankesuunnitelman mukaisesti. On tärkeää tehdä muutoshakemus ennen muutoksen toteuttamista, jotta syntyneet kulut ovat tukikelpoisia.